Quem vive ou acompanha indiretamente a rotina de um condomínio já ouviu falar nas atas de reunião, que são documentos importantes de registro de tudo o que foi debatido e deliberado nas assembleias realizadas pelos condôminos. Embora sejam instrumentos corriqueiros da dinâmica condominial, as tais atas ainda são fonte de dúvidas práticas. Para esclarecer os principais pontos, trouxemos um jogo rápido de perguntas e respostas que esclarecem os pormenores. Confira!
Em que consiste a ata?
É o documento que reúne tudo o que foi deliberado em uma reunião de assembleia, o qual é válido como comprovante das decisões tomadas e base para as ações do síndico.
De que a ata trata?
O conteúdo varia de acordo com a pauta do dia, ou seja, aquilo que for levado à assembleia, por exemplo: eleições para cargo de síndico, assuntos gerais, prestações de contas, aprovação de obras, previsões orçamentárias, queixas importantes, dentre outros temas pertinentes à rotina do condomínio.
Quem a redige?
Ao contrário do que muitos pensam, a função de redigir a ata não é uma atribuição do síndico, pois espera-se que esse estará ocupado conduzindo a reunião, de modo que essa tarefa é repassada a um secretário, previamente escolhido antes do início do encontro.
Que linguagem deve ser usada?
O linguajar erudito e extremamente técnico não é uma exigência, pelo contrário, deve-se prezar pela objetividade. Contudo, é preferencial que se evite a linguagem coloquial (adjetivos, palavras de baixo calão não são bem-vindas), mas isso não significa escrever “difícil”.
Quais informações básicas deve conter?
Lembre-se: a ata é um documento oficial. Dessa forma, não devem se esquecer de por o nome do condomínio, se é uma assembleia extraordinária ou ordinária, a data, bem como a hora e o lugar em que se realizou o encontro, os nomes do presidente e do secretário da mesa, a lista de condôminos presentes e ausentes (o quórum), a lista de pautas e deliberações.
Quem a assina?
Devem constar na ata as assinaturas do presidente da mesa, do secretário responsável pela redação do documento e também as assinaturas dos membros da assembleia presentes.
Em que prazo deve ser disponibilizada?
Essa questão pode ser variável de acordo com o condomínio. Antigamente, a Lei de Condomínios (nº 4591/64) determinava que a cópia da ata deveria ser distribuída a todos os condôminos em um prazo de até oito dias. Porém, isso foi modificado com a chegada do Novo Código Civil que deixa a cargo da Convenção a definição do prazo para encaminhar a ata. Caso a mesma seja omissa quanto ao assunto, é recomendável obedecer ao prazo da antiga Lei de Condomínios.
Como deve ser disponibilizada?
Isso também varia de acordo com o que prevê cada condomínio. Algumas opções são mural de avisos, por email ou por carta circular.
É preciso registrar a ata em cartório?
O Código Civil não determina essa obrigação, portanto o síndico deve realizar esse procedimento apenas se for exigido pela Convenção.
Por quanto tempo arquivar?
O síndico deve providenciar que as atas sejam guardadas no Livro de Atas por pelo menos cinco anos, ficando disponíveis a quem se interessar.
Fonte: Jornal Síndico